各学院:
为做好2023届毕业生档案的邮寄工作,现将档案邮寄工作流程和注意事项通知如下:
一、领取入学材料
学院需打印毕业生名单(栏目名称:序号、学号、姓名和备注),凭借名单来馆领取学生档案,在“备注”中标明转专业等学籍变动情况。
二、收集档案材料
1.收集在校期间形成的档案材料。
2.注意事项:
(1)须是学生本人的档案材料;
(2)档案材料须真实有效,公章、签名和时间等齐全。
三、著录档案材料(两种方式任选其一)
1.按件填写学生档案目录一式三份(两份装袋、一份给档案馆),按人填写转递单。
2.按件著录学生档案材料,经档案馆审查合格后导入“学生档案管理系统”,学院批量下载和打印学生档案目录(一式两份)、转递单。
3.注意事项:
(1)档案材料须是学生本人的;
(2)档案目录须是学生本人的;
(3)档案目录与档案材料一致;
(4)转递单与档案目录、邮寄信息一致;
(5)考取本校全日制研究生的,须按件著录档案材料(归入“入学材料”),学院验证学籍后移交给档案馆;
(6)检查无误后,将目录和材料装入学生本人的档案袋内。
四、收集邮寄信息
1.毕业生向学院提交档案接收单位的名称、地址、联系人和联系电话;
2.转递到长春市人才服务中心的,须填写长春市人才中心下发的《存档人员统计表》(具体要求另行通知);
3.留档的学生,须签署留档协议(一式三份);没有留档协议的,档案馆不接收档案。
4.注意事项:
(1)档案去向与派遣信息一致(工作单位不接收档案的,须是生源地或工作地的人才服务中心);
(2)分别写清档案接收单位的名称和地址;
(3)考取硕师计划的毕业生,档案须转递到签约单位;
(4)改派的学生,自第二次邮寄始自付邮费;
(5)留档和校内转递的,在备注中标明。
五、汇总邮寄信息
1.学院汇总邮寄信息,检查无误后移交给档案馆;
2.档案馆汇总就业处的派遣信息和学院的邮寄信息,联系邮局制作转运单和回执单。
3.注意事项:
(1)接收单位的名称要准确;单位拒收的,由学生本人负责;
(2)接收单位的地址、联系人和联系电话要准确;影响投递或回执的,由学生本人负责。
六、邮寄学生档案
1.学院为档案袋(内附学生档案目录)贴封条、盖转递章,在回执单上签署经手人姓名、盖转递章;
2.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖转递章,正面贴转运单、背面贴回执袋(内附回执单)。
4.注意事项:
(1)邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个(批)人的;
(2)邮局每天上、下午各转递一次学生档案(送转运单、回执单和取件)。
七、查询邮寄信息
1.邮局取件后,档案馆将运单号、回执号发给学院,由学院通知毕业生查询档案邮寄情况;
2.档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”(一周内),方便毕业生查询个人档案转递信息。
八、下载工作表格(下载专区/归档文件):
1.金沙威尼斯欢乐娱人城学生档案转递信息汇总表;
2.本科学生档案目录(2020年表);
3.研究生档案目录(2020年表);
4.《金沙威尼斯欢乐娱人城学生档案材料转递单》套表;
5.留档协议书。
6.注意事项:
(1)单独的《金沙威尼斯欢乐娱人城学生档案材料转递单(附回执单)》在下载专区/用档文件中。
(2)填写EXCEL表格时不要修改公式,否则会影响自动填写的栏目。
(3)请到指定网址下载工作表格。
注:带下划线的文字处按Ctrl并单击可访问链接。
金沙威尼斯欢乐娱人城档案馆
2023年5月11日